Poststellenmanagement, Scannen und Archivieren

Unsere Teams werden im Kern Ihres Unternehmens tätig und kümmern sich um die Postverwaltung, das Scannen eingehender Dokumente sowie um ihre Archivierung und Verteilung.

Postverwaltungskompetenzen auch innerhalb Ihres Unternehmens

Als Unternehmen der POST-Gruppe ist es die Aufgabe von INFLOW, die Wirtschaftsakteure durch die Unterstützung der Postströme zu verbinden. Mithilfe unserer Netzwerke, Sortierzentren und Lieferwege stellen unsere Teams sicher, dass jede versendete Korrespondenz ihren endgültigen Empfänger erreicht. Dieses Engagement wird auch innerhalb unserer Unternehmen deutlich, wo wir die Poststellen verwalten.

Wir sind ein Support-Unternehmen des Finanzsektors, das von der CSSF als Kundenkommunikationsbeauftragter beaufsichtigt wird und somit die Anforderungen der Akteure des Finanzsektors erfüllt. Durch die Bereitstellung von Personal können unsere Kunden von den Kompetenzen von INFLOW bei der Postsortierung und -zustellung bis hin zur Digitalisierung (Scannen von Dokumenten) und Archivierung profitieren.
 

Bereitstellung von Personal

Setzen Sie zur Verbesserung der Postverwaltung auf ein qualifiziertes Team.

Optimierung des Prozessmanagements

Wir helfen Ihnen, die Verwaltung Ihrer ein- und ausgehenden Post zu verbessern.

Ein maßgeschneiderter Ansatz

Unsere Teams passen sich an das jeweilige Umfeld und Ihre Bedürfnisse an.

Qualität und Vertraulichkeit

Als von der CSSF beaufsichtigtes Support-Unternehmen des Finanzsektors werden unsere Geschäftsabläufe einer regelmäßigen Prüfung unterzogen.

Einzigartige Expertise im Poststellenmanagement

Zwar gehört die Postverwaltung nicht zu den Kernfunktionen von Unternehmen, ist aber dennoch ein wesentlicher Prozess. Wenn Sie beabsichtigen, sie auszulagern, müssen Sie sich auf einen zuverlässigen Partner verlassen können, der die gesetzlichen Anforderungen an die Wahrung der Vertraulichkeit der Daten erfüllen kann.

INFLOW ist als Support-Unternehmen des Finanzsektors zugelassen und gewährleistet seit über 30 Jahren das Poststellenmanagement mehrerer renommierter Institutionen des Finanzplatzes Luxemburg.

Poststellenmanagement, Scannen von Dokumenten und Archivierung

Unsere Teams kümmern sich nicht nur um die Annahme, Sortierung und Zustellung der Post. INFLOW stellt Personal bereit, das mit der Verbesserung der Abläufe und der Unterstützung des Dokumentenmanagements betraut ist.

Vom Mailroom aus verwalten unsere Teams alle postbezogenen Vorgänge sowie die ein- und ausgehenden E-Mails, wobei sie die Prozesse und die Organisation unseres Kunden berücksichtigen. Ihre Aufgaben umfassen:

  • Annahme, Sortieren und Zustellen der Korrespondenz: Unsere Mitarbeitenden tragen für Sie zu einem reibungslosen Informationsaustausch bei.
  • Retourenmanagement: Wir verfolgen Anomalien, nicht zugestellte oder fehlgeleitete Post mit dem Ziel, die Verfahren anzupassen und zu verbessern und das Fehlerrisiko so weit wie möglich zu reduzieren.
  • Administrative Unterstützung: Unsere qualifizierten Mitarbeitenden unterstützen Sie bei Verwaltungsaufgaben, um Ihre Teams zu entlasten, damit diese sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Mit unseren flexiblen Dienstleistungen können wir Sie dauerhaft unterstützen oder auch nur einen vorübergehenden Mehrbedarf decken.

Verbessern Sie die Nachverfolgung und Archivierung der Post mithilfe der Digitalisierung

Neben der Verwaltung und Zustellung von Korrespondenz helfen unsere Teams Ihnen dabei, den Ein- und Ausgang von Dokumenten zu entmaterialisieren. Wir stellen Ihnen qualifiziertes Personal zur Verfügung, das Sie beim Scannen bzw. der Digitalisierung von Dokumenten und der Archivierung unterstützt.

Die Post wird systematisch gescannt, abgelegt und nötigenfalls archiviert. Unsere Mitarbeiter sind in der Digitalisierung und Indexierung von Dokumenten mit verschiedenen Systemen geschult, sodass sie die Suche danach und den Zugriff darauf erleichtern. Gescannte Dokumente können an den jeweiligen Empfänger übermittelt und nachverfolgt werden, um ihren ordnungsgemäßen Eingang zu bestätigen. Auf diese Weise kann die Handelskorrespondenz beschleunigt werden.

Unser Team achtet darauf, dass Ihre Archive sicher sind und den geltenden Vorschriften entsprechen, insbesondere dem luxemburgischen Gesetz über die elektronische Archivierung.

Zulassung als Support-Unternehmen des Finanzsektors durch die CSSF: Qualitätsnachweis

INFLOW wurde von der CSSF als Kundenkommunikationsbeauftragter zugelassen, um Ihre Poststellen zu verwalten und Dokumente zu scannen und zu archivieren. Dieser Status ermöglicht es uns, die Anforderungen der Akteure des Finanzsektors zu erfüllen, da wir sämtliche Qualitätsanforderungen erfüllen und die Vertraulichkeit der Informationen wahren.

Als Support-Unternehmen des Finanzsektors werden wir direkt von der CSSF beaufsichtigt und regelmäßigen internen und externen Prüfungen unterzogen.

Steigern Sie mithilfe eines zuverlässigen Partners Ihre Effizienz

Wir setzen unser gesamtes Know-how ein, um den Austausch innerhalb Ihres Unternehmens sowie gegenüber externen Korrespondenten reibungslos zu gestalten. Unsere Mitarbeitenden sind Experten in den Bereichen Postdienste, Postverwaltung und Logistik und helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu verbessern. So können Ihre Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren: auf die Entwicklung Ihres Geschäfts und die Erledigung von Aufgaben mit höherem Mehrwert.

Wir helfen Ihnen tagtäglich dabei, effizienter zu arbeiten und unterstützen so Ihre Ziele.

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie eine Dienstleistung?

Kontaktieren Sie uns unter +352 48 73 13-1 

Über uns 

Inflow ist die Verbindung unserer Expertise, ergänzt durch unser Netzwerk zuverlässiger Partner, um eine optimale Verwaltung der gesamten Logistikkette zu gewährleisten.
Fördern Sie Ihr Wachstum mit maßgeschneiderten Lösungen, die entwickelt wurden, um Ihre Kundenbeziehungen zu festigen.

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